Tre uker til seminar og ingen deltakere?

Dette er en problemstilling vi har støtt på flere ganger og det som gjorde akkurat dette caset spesielt var at det skulle komme verdensledende forskere fra USA ens ærend for å holde innlegg på seminaret. Videre var det lagt inn hundretusenvis av kroner både direkte og indirekte og det skulle være et eksklusivt arrangement for en smal målgruppe der det var kun 60 plasser tilgjengelig.

Dette er en type ringeaktivitet vi har løst mange ganger for våre kunder, men det gjør alltid jobben tyngre når det ikke er påmeldte i utgangspunktet. Det som også gjør jobben vanskelig er dersom vi skal ringe og invitere på seminar og målgruppen har ikke hørt om seminaret i utgangspunktet, og enda verre: om de ikke er kunder heller.

Det første vi avtalte med vår kunde var at de måtte sende ut enda en e-post om selve seminaret, som var fysisk oppmøte, og at dette var ikke noe webinar. Vi vet at skal det gjøres en aktivitet der vi skal invitere på seminar så er deadline for oppstart fire til fem uker før. Vi var med andre ord godt på overtid her.

Det første vi avtalte var å definere målgruppen, nå var vi tydelige på nøyaktig hvilke bedrifter de ønsket å nå og de hadde heldigvis e-post til flere beslutningstakere. Det vi opplever gang på gang er at selv om det er interesse for et seminar så melder potensielle deltakere seg ikke på uhjulpet. De trenger den lille ekstra «push’en» som en telefon gir. Det gir også en følelse av eksklusivitet, og dersom innholdet er spennende nok så ønsker de ofte å ta med en kollega. Dette spesielle arrangementet var i krysningen mellom forskning, IT og big data. Vi så at programmet var unikt bra, og da gjensto egentlig bare spørsmålet om hvorfor de ikke hadde meldt seg på? Var det timingen, hadde målgruppen allerede avtalt noe den dagen eller var det forsvunnet i innboksen?

Personen som bør ringe for et seminar, eller lignende aktivitet, har etter vår erfaring ofte en annen profil enn våre beste møtebookere. Samtalene bør være informative, det å be noen om å komme til seg (i stedet for å komme til dem i et møte) er vanskeligere og hit-rate er lavere på å få noen til å delta på seminar enn et møte. I dette tilfellet trengte vi også å få gjennomført jobben raskt i og med at deadline nærmet seg. Et annet problem med seminar er at de som er i målgruppen svært ofte ikke har hørt om det, og da ber de alltid om «å sende meg en mail først». Da må vi ringe tilbake igjen som regel for å høre om de vil delta. Møtebooking derimot er annerledes, da sier en mye høyere prosentandel ja til møtet på den første kalde telefonsamtalen.

Kombinasjonen av at kunden vår sendte ut en ny e-post, en telefonpåminnelse rett etter der vi forklarte i detalj graden av eksklusivitet, valget av rett ressurs til å gjøre jobben og vår rådgivning resulterte i at 59 av 60 plasser var fylt når selve dagen for seminaret kom. En ting var at dette var et viktig arrangement mot eksisterende og potensielt nye kunder, men det gikk også på troverdighet overfor verdensledende forskere som hadde satt av sin verdifulle tid for å komme til Norge.

Har du et seminar som du planlegger? Hør med oss i Venezu hva som skal til for å lykkes. Det går både på det digitale markedsarbeidet i forveien og på selve ringingen.